Рассмотрим пример

В ноябре 2014 года в компании измерили температуру в двух местах: комнате для отдыха персонала и рабочем кабинете заведующего складом. После измерений был составлен протокол, отражающий нарушения температурного режима, как в рабочем кабинете, так и комнате для отдыхающих. Крепеж для обогревателей лучше использовать хорошего качества, а то бывают случаии когда из за плохого крепления крепеж ломался. В результате выяснения обстоятельств стало известно, что в рабочем кабинете низкая температура вызвана необходимыми условиями, которые требуют продукты, хранящиеся на территории склада. В то же время, комната отдыха имела щели, поскольку здание очень старое и раньше использовалось в других целях. Руководство приняло решение приобрести 2 обогревателя за 10800 рублей. НДС составил 1800 рублей.
Помещение заведующего складом относится к производственным помещениям. По этой причине затраты, связанные с покупкой конвектора можно вносить в качестве целей налогообложения прибыли, поскольку расходы вызваны требованием обеспечить нормальные условия труда. Такие расходы можно напрямую связать с производством, а решение о приобретении оформляется согласно с требованиями делопроизводства, а именно посредством служебной записки.
Пример служебной записки
В кабинете завсклада температура не превышает 13 градусов тепла согласно с протоколом микроклимата, который прилагается. Ситуация вызвана технологическими требованиями, которые необходимы для хранения продуктов. Действующая система отопления разработана таким образом, что не позволяет повысить температуру в кабинете заведующего без изменения микроклимата на всем складе. В связи с этим, прошу Вас разрешить приобретение отопительных конвекторов стоимостью 5000 рублей.
Если же говорить о комнате отдыха, то покупка конвектора никак не вписывается в налоговый учет и принять НДС к вычету в этом случае нельзя, поскольку помещение не относится к производственным.